Fluxo de Instrução: Contratação de Serviços - Participante IRP Interna

Etapa

Abrir processo no SEI!

[Contratação: Serviços - Participante IRP Interna]

OBS.: Verificar a Classificação por assunto.

Solicitar daa autorização da contratação, via ofício, justificando a real necessidade e o interesse público a ser atendido, descrevendo os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento).

EncaminharFeito isso, encaminhar ao DAP/DAP (no caso do campus) ou a PROAD (no caso da Reitoria).

• Ofício [Ofício IFSertãoPE]

“Relacionar” este processo de contratação com o da Licitação no SEI!, e encaminhar ao setor financeiro.

OBS.1:: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.

OBS.2: :O Caso não haja procedimento licitatório disponível para a contratação [FS-01]

• Processo relacionado

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DAP/PROAD

CPAC/DLIC

Anexar no mínimo os documentos base da licitação de origem:

a) Edital;

b) Termo de Referência;

c) Estudo Técnico Preliminar;

d) Termo de Adjudicação e Homologação;

e) Ata(s) de Registro de Preços.

OBS.: Os documentos inseridos devem ser em formato ".PDF", preferencialmente, o do tipo ".PDF/A".

• Documentos externos

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DAP/PROAD

CPAC/DLIC

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]
  .

Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida contratação, e, encaminhar ao DG/PROADPROAD.

• CONRAZÃO-SIAFI (Documento externo - Documento);

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE].

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade e, caso concorde, naquele momento com a contratação solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária.

Encaminhar 

Após isso, encaminhar ao setor de compras solicitando a emissão do formulário autorização e indicando se fará a Unidade fará uso do Termo de Contrato ou substitutivo.

OBS.: Caso não haja orçamento disponível para a contratação ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento [FS-02]

• Declaração de Disponibilidade Orçamentária[Declaração Orçamentária IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

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Minutar a autorização de serviços para a contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificaçAutorização e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF).

• Minuta da Autorização de Serviços [Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão];

• Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]..

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Autorizar a contratação.o por meio da assinatura no Formulário.

Após isso, enviar os autos ao setor financeiro.

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de serviços [FS 03].

• Assinatura dado formulário de  autorização de serviços;

• Despacho de encaminhamento     ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE].

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Emitir Nota de EmpenhoEmpenho. (instrumento

Após isso, encaminhar ao setor de contratos para formalização do contrato inou casu)substitutivo.

OBS.: Caso a Unidade opte por entrega parcelada, mediante Termo de Contrato, após esta Etapa 8, deverá seguir o Fluxo Complementar apresentado abaixo. 

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Setor de Contratos

Formalizar e registrar o contrato ou substitutivo.

OBS.: Recomenda-se ao setor de contratos verificar as orientações do Edital e do Termo de Referência antes da Formalização do Contrato. 

OBS.: Em alguns casos poderá ser necessário inserir nos autos documentos complementares à formalização contratual, a exemplo de Garantias, Termo de Sigilo e outros.

• Termo de Contrato assinado ou Substitutivo de Contrato (Documento externo)

• Registro e Publicação no PNCP (Documento externo)

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Setor de Contratos

Notificar ao Ordenador(a) da Unidade quanto a publicação do contrato ou substitutivo. E, assim, solicitar a indicação da equipe de fiscalização.

• Despacho de encaminhamento[Despacho IFSertãoPE]

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Designar fiscal ou comissãoequipe de fiscalização para recebimento dos serviços.

Após isso, despachar para conhecimento e providências do fiscal ou da comissãoequipe de fiscalização.

OBS.: Recomenda-se verificar as orientações do Edital e do Termo de Referência antes da indicação. 

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Fiscal ou ComissãoEquipe de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC / CCFIN / DPGRA

VerificarTomar as orientações do Termo de Referênciaconhecimento e efetuar as atividades de Fiscalização.o conforme estipulado em Termo de Referência.

Verificar o Mapa de Riscos da Gestão de Contratos e registrar as ocorrências dos riscos ao longo do contrato no SEI.

OBS.: Havendo necessidade de atualização do Mapa de Riscos [FS 04]

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Encaminhar a NotaOrdem de Fornecimento/Serviço Empenho  ao fornecedor, contendo o prazo e as condições sucintas para a entrega,entrega ou execução, nos termos do instrumento convocatório, quando houver.

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Realizar os procedimentos de recebimento conforme Termo de Referência, bem como do ateste e encaminhamento da Nota Fiscal para pagamento.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) e após notificação à Contratada.

[FS 05].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 06]

• Termos de Recebimento  (Documento externo -Termo)

• Instrumento de Medição de Resultado-IMR (Documento externo -Documento)

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE];

• Nota Fiscal (Documento externo - Nota Fiscal)

• Despacho [Despacho IFSertãoPE].

Setor Financeiro / CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas (DG/PROAD

Liquidar e pagar a despesa, encerrar o processo e arquivar, em caso de finalização.

• Ordem Bancária e ordem de pagamento (Documento externo - Ordem Bancária);

• Termo de encerramento [Termo Encerramento De Processo IFSertãoPE].

Informar ao solicitante justificadamente, as razões da impossibilidade da contratação. [Etapa 02]

• Despacho em resposta ao solicitante [Despacho IFSertãoPE]

Caso não haja orçamento disponível para a contratação ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento, informar ao solicitante, mediante justificativa, as razões da impossibilidade da contratação. [Etapa 03]

• Despacho com a Manifestação Administrativa [Despacho IFSertãoPE]

[FS-03]

Ordenador de despesas

(DG/PROAD)

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de serviços, o processo será devolvido para correção. [Etapa 06]

[FS-04]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

DPGRA/CCFIN/CPAC

Realizar atualização do Mapa de Riscos da Gestão de Contratos

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O processo será devolvido ao Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo para providenciar os ajustes necessários. [Etapa 10].

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Etapa

Proceder com a Formalização Contratual, conforme previsto e Termo de Referência/Edital.

Assim, convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato

OBS. 1: O modelo do Contrato a ser utilizado é o previsto em Termo de Referência/Edital (ou, não havendo, no modelo AGU)

OBS. 2: Verificar a necessidade em Termo de Referência quanto a exigência de Certidões Específicas ou Prestação de Garantia. 

Apreciar e assinar o termo de contrato;

Devolver o processo ao Setor de Contratos

Devolver a via do fornecedor; e Publicar o extrato contratual no DOU.

Feito isso, solicitar a designação dos fiscais ao Ordenador(a).

Designar fiscal ou comissão de fiscalização do contrato. Após isso, encaminhar a DAP para conhecimento e providências.

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]

• Comunicação da Emissão de Portaria.

• Despacho [Despacho IFSertãoPE]

• Despacho [Despacho IFSertãoPE]

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Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC / CCFIN / DPGRA

Verificar as orientações do Termo de Referência e efetuar as atividades de Fiscalização.

Verificar o Mapa de Riscos da Gestão de Contratos e registrar as ocorrências dos riscos ao longo do contrato no SEI.

Havendo necessidade de atualização do Mapa de Riscos [FCS 01]

Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos

Realizar os procedimentos de recebimento conforme Termo de Referência, bem como do ateste e encaminhamento da Nota Fiscal para pagamento.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) e após notificação à Contratada.

 [FCS 02].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FCS 03]

Setor Financeiro /

CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

Coordenação de contratos / CCC / CCFIN/ CGC / CPAC

Após a execução completa do objeto contratual ou do esgotamento do prazo acordado, elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, para ser utilizado como fonte de informações para contratações futuras.

Caso haja mais serviços a serem recebidos e o contrato encontre-se em plena vigência [FCS 04]

CCFIN/CPAC/

DPGRA

[FCS-02]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O processo será devolvido ao Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC