Fluxo de Instrução: Aquisição - Participante IRP Interna

Etapa

Abrir processo no SEI!

[Contratação: Aquisição - Participante IRP Interna]

OBS.: Verificar a Classificação por assunto.

Solicitar a autorização da contratação, via ofício, justificando a real necessidade e o interesse público a ser atendido, descrevendo os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento).

Feito isso, encaminhar ao DAP (no caso do campus) ou a PROAD (no caso da Reitoria).

• Ofício [Ofício IFSertãoPE]

“Relacionar” este processo de contratação com o da Licitação no SEI!.

OBS.: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.

OBS.: Caso não haja procedimento licitatório disponível para a contratação [FS-01]

• Processo relacionado

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DAP/PROAD

CPAC/DLIC/CEXEC

Anexar no mínimo os documentos base da licitação de origem:

a) Edital;

b) Termo de Referência;

c) Estudo Técnico Preliminar;

d) Contrato (anexo do Edital)

e) Termo de Adjudicação e Homologação;

f) Ata(s) de Registro de Preços.

OBS.: Os documentos inseridos devem ser em formato ".PDF", preferencialmente, o do tipo ".PDF/A".

OBS.: A PROAD (Reitoria) ou o(a) DAP (Campus) poderá distribuir esta etapa a setor especializado do órgão.

• Documentos externos

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DAP/PROAD

CPAC/DLIC

Analisar e solicitar a verificação de disponibilidade orçamentária pelo setor financeiro.

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE].

Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida contratação, e, encaminhar ao DG/PROAD.

• CONRAZÃO-SIAFI (Documento externo - Documento);

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE].

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade e, caso concorde, naquele momento com a contratação solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária.

Após isso, encaminhar ao setor de compras solicitando a emissão do formulário autorização e indicando se fará a Unidade fará uso do Termo de Contrato ou substitutivo.

OBS.: Caso não haja orçamento disponível para a contratação ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento [FS-02]

• Declaração de Disponibilidade Orçamentária[Declaração Orçamentária IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

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Minutar a autorização para a Aquisição e encaminhar para autorização e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF).

• Minuta da Autorização [Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão];

• Despacho de encaminhamento[Despacho IFSertãoPE].

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Autorizar a contratação por meio da assinatura no Formulário.

Após isso, enviar os autos ao setor financeiro.

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização [FS 03].

• Assinatura do formulário de  autorização;

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE].

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Emitir Nota de Empenho.

Após isso, encaminhar ao setor de contratos para formalização do contrato ou substitutivo.

ATENÇÃO: Recomenda-se antes da formalização do Empenho realizar a consulta ao SICAF, Certidões Compiladas do TCU e Cadin para verificar se o fornecedor está devidamente regular.

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Setor de Contratos

Formalizar e registrar o contrato ou substitutivo.

OBS.: Recomenda-se ao setor de contratos verificar as orientações do Edital e do Termo de Referência antes da Formalização do Contrato. 

OBS.: Em alguns casos poderá ser necessário inserir nos autos documentos complementares à formalização contratual, a exemplo de Garantias, Termo de Sigilo e outros.

ATENÇÃO: Recomenda-se antes da formalização do Contrato realizar a consulta ao SICAF, Certidões Compiladas do TCU e Cadin para verificar se o fornecedor está devidamente regular.

• Termo de Contrato assinado ou Substitutivo de Contrato (Documento externo)

• Registro e Publicação no PNCP (Documento externo)

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Setor de Contratos

Notificar ao Ordenador(a) da Unidade quanto a publicação do contrato ou substitutivo. E, assim, solicitar a indicação da equipe de fiscalização.

• Despacho de encaminhamento[Despacho IFSertãoPE]

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Designar fiscal ou equipe de fiscalização para recebimento dos bens/itens.

Após isso, despachar para conhecimento e providências do fiscal ou da equipe de fiscalização.

OBS.: Recomenda-se verificar as orientações do Edital e do Termo de Referência antes da indicação. 

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Fiscal ou Equipe de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC / CCFIN / DPGRA

Tomar conhecimento e efetuar as atividades de Fiscalização conforme estipulado em Termo de Referência.

Verificar o Mapa de Riscos da Gestão de Contratos e registrar as ocorrências dos riscos ao longo do contrato no SEI.

OBS.: Havendo necessidade de atualização do Mapa de Riscos [FS 04]

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Encaminhar a Ordem de Fornecimento ao fornecedor, contendo o prazo e as condições sucintas para a entrega ou execução, nos termos do instrumento convocatório, quando houver.

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Realizar os procedimentos de recebimento conforme Termo de Referência, bem como do ateste e encaminhamento da Nota Fiscal para pagamento.

ATENÇÃO: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar estes documentos à área de patrimônio para análise.

OBS.: Na hipótese dos bens/itens solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) e após notificação à Contratada.

[FS 05].

OBS.: Caso os  bens recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 06]

• Termos de Recebimento  (Documento externo -Termo)

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE];

• Nota Fiscal (Documento externo - Nota Fiscal)

• Despacho [Despacho IFSertãoPE].

Setor Financeiro / CEFIN / CEOF

Ordenador(a) de

despesas (DG/PROAD

Liquidar e pagar a despesa, encerrar o processo e arquivar, em caso de finalização.

• Ordem Bancária e ordem de pagamento (Documento externo - Ordem Bancária);

• Termo de encerramento [Termo Encerramento De Processo IFSertãoPE].

Informar ao solicitante justificadamente, as razões da impossibilidade da contratação. [Etapa 02]

• Despacho em resposta ao solicitante [Despacho IFSertãoPE]

Caso não haja orçamento disponível para a contratação ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento, informar ao solicitante, mediante justificativa, as razões da impossibilidade da contratação. [Etapa 03]

• Despacho com a Manifestação Administrativa [Despacho IFSertãoPE]

[FS-03]

Ordenador(a) de despesas

(DG/PROAD)

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de aquisição, o processo será devolvido para correção. [Etapa 06]

[FS-04]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

DPGRA/CCFIN/CPAC

Realizar atualização do Mapa de Riscos da Gestão de Contratos

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O processo será devolvido ao Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando-lhe prazo para providenciar os ajustes necessários. [Etapa 14].

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]