Fluxo de Instrução: Contratação - Aquisição - Participante IRP Interna

- As etapas sinalizadas na cor verde correspondem ao Fluxo Básico do processo, e as etapas sinalizadas na cor azul representam o Fluxo Secundário, ou seja, as ações que representam exceções ao fluxo básico;

- Os documentos apresentados entre colchetes ( [ ] ) representam os documentos internos com modelos disponibilizados no SEI.

Etapa	Responsável pela ação	Auxilia na ação	Ação	Documento
1	Interessado		Abrir processo no SEI! Contratação: Aquisição - Participante IRP Interna OBS.: Verificar a Classificação por assunto.	-
2	Interessado		Solicitar autorização ao ordenador de despesas para a aquisição, justificando a real necessidade e o interesse público a ser atendido com a referida aquisição, e, encaminhar ao DAP/PROAD.	Ofício [Ofício IFSertãoPE]
3	DAP/PROAD	CPAC/DLIC	“Relacionar” o processo de aquisição com o da Licitação no SEI!, e encaminhar ao setor financeiro [FS 01] OBS: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.	Processo relacionado Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]
4	Setor Financeiro / CEFIN / CEOF		Verificar de há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição, e, encaminhar ao DG / PROAD	CONRAZÃO-SIAFI; Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE].
5	Ordenador de despesas (DG/PROAD)		Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade e, caso concorde, naquele momento com a aquisição solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a aquisição solicitada [FS 02], e, encaminhar ao setor de compras	Declaração de Disponibilidade Orçamentária[Declaração Orçamentária IFSertãoPE]; Despacho de encaminhamento ao setor de compras[Despacho IFSertãoPE]
6	Setor de compras / CPAC / CCFP / CCL / SCLIC		Minutar a autorização de compras	Minuta Autorização de Compras[Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão]; Bloco de assinatura para o ordenador de despesas e setor Financeiro; Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE].
7	Ordenador de despesas (DG/PROAD)		Autorizar a aquisição [FS 03]	Assinatura da autorização de compras; Despacho de encaminhamento ao setor financeiro[Despacho IFSertãoPE].
8	Setor Financeiro / CEFIN / CEOF		Emitir Nota de Empenho (instrumento equivalente ao contrato in casu) Obs.: Caso a Unidade opte por entrega parcelada, mediante Termo de Contrato, após esta Etapa 8, deverá seguir o Fluxo Complementar apresentado abaixo.	Assinatura da autorização de compras; Nota de Empenho; Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]
9	Ordenador de Despesas	DAP/PROAD	Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens	Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização[Despacho IFSertãoPE].
10	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Interessado / setor técnico / DAP / CPAC	Encaminhar a Nota de Empenho ao fornecedor, contendo o prazo e as condições sucintas para a entrega, nos termos do instrumento convocatório, quando houver	E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]
11	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Interessado / setor técnico / DAP / CPAC	Receber provisoriamente os bens e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente [FS 04] [FS 05]	Termo de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert], [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert]; Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE]; Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE].
12	Setor Financeiro / CEFIN / CEOF	Ordenador de despesas (DG/PROAD	Liquidar e pagar a despesa, encerrar o processo e encaminhar ao setor de arquivo.	Ordem Bancária e ordem de pagamento; Termo de encerramento; Despacho de encaminhamento ao setor arquivo [Despacho IFSertãoPE].
[FS-01]	DAP/PROAD	CPAC / DLIC	Caso não haja procedimento licitatório disponível para a aquisição, informar ao solicitante justificadamente, as razões da impossibilidade da aquisição. [Etapa 02]	Despacho em resposta ao solicitante [Despacho IFSertãoPE]
[FS-02]	Ordenador de despesas (DG / Reitora)	DAP/PROAD	Caso não haja orçamento disponível para a aquisição ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento, informar ao solicitante, mediante justificativa, as razões da impossibilidade da aquisição. [Etapa 03]	Despacho com a Manifestação Administrativa [Despacho IFSertãoPE]
[FS-03]	Ordenador de despesas (DG/PROAD)		Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras, o processo será devolvido para correção. [Etapa 06]	Despacho fundamentado ao setor de compras [Despacho IFSertãoPE]
[FS-04]	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Interessado / setor técnico / DAP / CPAC	Na hipótese dos bens solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação do mesmo (se houver), o processo será devolvido ao Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.	Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]
[FS-05]	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Interessado / setor técnico / DAP / CPAC	Caso os bens recebidos estejam em desconformidade com o solicitado, o fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo para providenciar os ajustes necessários. [Etapa 10].	E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

FLUXO COMPLEMENTAR PARA AQUISIÇÃO DE ENTREGA PARCELADA, MEDIANTE TERMO DE CONTRATO

Etapa	Responsável pela ação	Auxilia na ação	Ação	Documento
9	Coordenação de contratos / CCC / CCFIN / CGC / CPAC		Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no site da AGU) e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato [FS 04]	Termo de Contrato (modelo anexo ao Edital da licitação, e caso não haja licitação prévia, modelo disponível [Licitação: Aquisição Contrato IFSertãoPE]); E-mail / Ofício ao fornecedor [Ofício IFSertãoPE]; Despacho de Encaminhamento ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]
10	Autoridade Máxima da Unidade Interessada	Setor de Contratos da Unidade Interessada	Apreciar e assinar o termo de contrato;	Devolução do processo ao setor de Contratos
11	Coordenação de contratos / CCC / CCFIN / CGC / CPAC		Devolver a via do fornecedor; Publicar o extrato contratual no DOU	E-mail Extrato de publicação (Documento Externo) Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]
12	Ordenador de Despesa (DG / PROAD)		Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens.	Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]
13	DAP / PROAD	Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos	Encaminhar para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.	Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.[Despacho IFSertãoPE]
14	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos	Solicitar o fornecimento dos itens e acompanhar a execução do contrato junto ao fornecedor, observando, entre outras coisas, o prazo e as condições de entrega dos bens, nos termos do instrumento convocatório.	E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]; Ordem de Fornecimento [Licitação: Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]
15	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos	Receber provisoriamente os bens e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente [FS 04] [FS 05]	Termos de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert]; [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert]; Nota Fiscal (Documento Externo); Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE]; Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE]
16	Setor Financeiro / CEFIN / CEOF	Ordenador de despesas (DG/PROAD)	Liquidar e pagar a despesa;	Ordem Bancária e ordem de pagamento; Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]
17	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Coordenação de contratos / CCC / CCFIN/ CGC / CPAC	Após a execução completa do objeto contratual ou do esgotamento do prazo acordado, elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, para ser utilizado como fonte de informações para aquisições futuras [FS 06]	Relatório Despacho de encaminhamento ao DAP/PROAD [Despacho IFSertãoPE]
18	DAP/PROAD		Informar ao setor de planejamento acerca dos ajustes necessários para as aquisições futuras, e, ato contínuo arquivar o processo.	E-mail/Ofício ao setor de planejamento[Ofício IFSertãoPE]; Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE]
[FS-04]	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC	Na hipótese dos bens solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver), o processo deverá ser devolvido ao Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.	Despacho fundamentado ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]
[FS-05]	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC	Caso os bens recebidos estejam em desconformidade com o solicitado, o fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo para providenciar os ajustes necessários. [Etapa 14]	E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]
[FS-06]	Fiscal ou Comissão de Fiscalização	Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC	Caso haja mais bens a serem recebidos e o contrato encontre-se em plena vigência, continua o acompanhamento da execução contratual. [Etapa 14]	E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]