Fluxo de Instrução: Aquisição com entrega imediata e integral dos bens

Etapa

Abrir processo no SEI!

Solicitar autorização ao ordenador de despesas para a aquisição de entrega imediata, justificando a real necessidade e o interesse público a ser atendido com a referida aquisição, e, encaminhar ao DAP/PROAD.

• Ofício [Ofício IFSertãoPE]

“Relacionar” o processo de aquisição com o da Licitação no SEI!, e encaminhar ao setor financeiro [FS 01]

• Processo relacionado

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Verificar de há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição, e, encaminhar ao DG / PROAD

• CONRAZÃO-SIAFI;

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE].

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade e, caso concorde, naquele momento com a aquisição solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a aquisição solicitada [FS 02], e, encaminhar ao setor de compras

• Declaração de Disponibilidade Orçamentária[Declaração Orçamentária IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor de compras[Despacho IFSertãoPE]

6

Minutar a autorização de compras

• Minuta Autorização de Compras[Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão];

• Bloco de assinatura para o ordenador de despesas e setor Financeiro;

• Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE].

7

Autorizar a aquisição [FS 03]

• Assinatura da autorização de compras;

• Despacho de encaminhamento     ao     setor financeiro[Despacho IFSertãoPE].

8

Emitir Nota de Empenho (instrumento equivalente ao contrato in casu)

• Assinatura da autorização de compras;

• Nota de Empenho;

• Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]

9

Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE];

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização[Despacho IFSertãoPE].

10

Encaminhar a Nota de Empenho ao fornecedor, contendo o prazo e as condições sucintas para a entrega, nos termos do instrumento convocatório, quando houver

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

11

Receber provisoriamente os bens e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente [FS 04] [FS 05]

• Termo de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert], [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert];

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE].

Setor Financeiro / CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas (DG/PROAD

Liquidar e   pagar   a despesa, encerrar o processo e encaminhar ao setor de arquivo.

• Ordem Bancária e ordem de pagamento;

• Termo de encerramento;

• Despacho de encaminhamento ao setor arquivo [Despacho IFSertãoPE].

Caso não haja procedimento licitatório disponível para a aquisição, informar ao solicitante justificadamente, as razões da impossibilidade da aquisição. [Etapa 02]

• Despacho em resposta ao solicitante [Despacho IFSertãoPE]

Caso não haja orçamento disponível para a aquisição ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento, informar ao solicitante, mediante justificativa, as razões da impossibilidade da aquisição. [Etapa 03]

• Despacho com a Manifestação Administrativa [Despacho IFSertãoPE]

[FS-03]

Ordenador de despesas (DG/PROAD)

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras, o processo será devolvido para correção. [Etapa 06]

• Despacho fundamentado ao setor de compras [Despacho IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

Na hipótese dos bens solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação do mesmo (se houver), o processo será devolvido ao Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

Caso os bens recebidos estejam em desconformidade com o solicitado, o fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo para providenciar os ajustes necessários. [Etapa 10]

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]