Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI)
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Fluxo de Instrução: Contratação - Aquisição - Participante IRP Externa

Informações necessárias:

- As etapas sinalizadas na cor verde correspondem ao Fluxo Básico do processo, e as etapas sinalizadas na cor azul representam o Fluxo Secundário, ou seja, as ações que representam exceções ao fluxo básico;

- Os documentos apresentados entre colchetes  ( [ ] ) representam os documentos internos com modelos disponibilizados no SEI.

Etapa Responsável pela ação Auxilia na ação Ação Documento

1

DAP

 

Abrir o processo no SEI! 

 

Contratação: Aquisição - Participante IRP Externa 

-

2

Áreas

Requisitante

 

Solicitar autorização ao ordenador de despesas para a aquisição, informando da participação na IRP, justificando a real necessidade e o

interesse público a ser atendido com a referida aquisição, e, encaminhar ao DAP/PROAD.

 

  

OBS. 1: Manter o processo aberto no setor.

  • Ofício [Ofício IFSertãoPE]
  • Despacho de Encaminhamento solicitando inserção do PCA-PGC [Despacho IFSertãoPE]

3

DAP/DPGRA  

CPAC 

Inserir o relatório do PCA-PGC, em execução, com a devida demanda a ser contratada. [FS-01]

  • Relatório do PCA-PGC     (Documento externo)

4

CPAC (Campi)

Membros equipe de planejamento

Indicar e enviar para os membros da equipe de planejamento da contratação Ciência para assinatura.

 

 

 

  • Documento de Indicação dos membros para compor a equipe de planejamento da contratação (e-mail/despacho)
  • Documento de Ciência do servidor(es) designado(s) [Licitação: Ciência Equipe Servidor IFSertãoPE]

5

DPGRA/DAP

-

Analisar Documentos e encaminhar a PROAD/DG

 

Obs.: Manter Processo Aberto na DPGRA/DAP

  • Despacho de encaminhamento solicitando a juntada dos documentos da etapa seguinte. [Despacho IFSertãoPE]

6

PROAD/DG

 

Emitir a Portaria da Equipe de Planejamento.

  • Portaria da Equipe de Planejamento [Portaria IFSertãoPE]
  • Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

7

Equipe de Planejamento (Integrante Técnico e Requisitante)

DPGRA

Realizar os Estudos Técnico Preliminar - ETP e publicar no Sistema ETP Digital 

  • Estudo Técnico Preliminar Publicado no Sistema ETP Digital com anexos (Documento externo)
  • Certidão de elaboração e aprovação do ETP Digital  [Licitação: Certidão de Elaboração ETP IFSertãoPE]
  • Blocos de assinaturas
  • Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE

8

Setor de Compras ou Equivalente  da Unidade Interessada

 

Juntada de Documentos da licitação originária

  • Edital e anexos,
  • Ata do Pregão
  • Termo de Adjudicação
  • Termo de Homologação
  • Resultado por Fornecedor
  • Proposta(s) vencedora(s)
  • Ata de Registro de Preços assinadas pelo(s) fornecedor(es) 
  • Documentos de Habilitação do(s) Fornecedor(es).

9

Interessado

 

Solicitação da autorização da aquisição/contratação, por meio de Ofício, no qual seja(m) descrito(s) os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento)

  • Ofício solicitando o empenho [Ofício IFSertãoPE]

10

Setor

Financeiro /

CEFin / CEOF

 

Verificar de há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição, e, encaminhar ao DG /

PROAD.

  • CONRAZAO-SIAFI (Documento externo)
  • Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

11

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

 

Avaliar o interesse público a ser

atendido junto à conjuntura das

despesas da unidade, e, caso concorde com a aquisição/contratação solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a referida solicitação. Por fim, encaminhar ao setor de compras. 

  • Declaração de Dotação Orçamentária [Declaração Orçamentária IFSertãoPE]
  • Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

12

Setor de compras /

CPAC /

CCFP /

CCL /

SCLIC

 

Elaborar a minuta da autorização de empenho para a contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificação e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF)

  • Documento de autorização de compras/contratação [Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão]
  • Bloco de assinatura para o Reitor(a)/ Diretor(a)-Geral e Gestor Financeiro

13

Ordenador

de despesas

(DG/Reitor(a))

Setor de Compras ou equivalente / Financeiro da Unidade Interessada

Autorizar da aquisição/contratação

  • Assinatura da autorização de compras
  • Devolução do Bloco de Assinatura

14

Setor de compras /

CPAC /

CCFP /

CCL /

SCLIC

 

Após a assinatura do bloco pelo(a) ordenador(a), realizar despacho para o setor financeiro 

  • Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

15

Setor

Financeiro /

CEFIN / CEOF

 

Emissão de empenho e juntada aos autos. [FS-02]

  • Nota de Empenho (Documento externo)
  • Despacho de encaminhamento à coordenação de contratos [Despacho IFSertãoPE]

16

Coordenação de

contratos / CCC /

CCFIN / CGC /

CPAC

 

Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no Edital e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato.

 

  • Termo de Contrato assinado digitalmente (Documento Externo)
  • E-mail / Ofício ao fornecedor
  • Despacho de Encaminhamento à Autoridade máxima da unidade [Despacho IFSertãoPE]

17

Autoridade Máxima da Unidade Interessada

Setor  de Contratos da Unidade Interessada

Apreciar e assinar o termo de contrato;



  • Devolução do processo ao setor de Contratos 

18

Coordenação de

Contratos /

CCC / CCFin /

CGC / CPAC

 

Devolver a via do fornecedor;


Publicar o extrato contratual no DOU. 

  • E-mail
  • Extrato de publicação (Documento Externo)
  • Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]

19

Ordenador de

Despesa

(DG / PROAD) 

 

Designar fiscal ou comissão de

fiscalização para recebimento dos

bens

  • Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; 
  • Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

[FS-01]

DAP (Campi) e Proad (Reitoria)

DPGra/CPac

Caso a demanda não esteja prevista no PGC, fazer a devida inclusão no PAC correspondente, mediante justificativa, devidamente aprovada pela Autoridade Competente.    [Etapa 03]

  • Relatório do PCA-PGC

[FS-02]

Setor

Financeiro /

CEFin / CEO

 

Caso a demanda esteja na UASG da Reitoria, encaminhar e-mail à DOF para geração da Nota de Empenho [FS-03]

  • E-mail

[FS-03]

DOF

 

Emitir Nota de Empenho e informar à Unidade. [Etapa 13]

  • E-mail